PIA (People Intelligence Assistant) — Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : décembre 2025

1. Introduction

Chez PIA ("nous", "notre"), nous exploitons une plateforme d'intelligence artificielle pour les processus de recrutement et de sélection. Nous nous engageons en faveur de la transparence et de la protection des données de nos utilisateurs, en distinguant les Candidats (personnes physiques et personnes concernées) et les Clients (entreprises contractantes).

La présente Politique décrit comment nous collectons, utilisons, conservons et protégeons les informations, conformément à la Loi n° 18.331 sur la Protection des Données Personnelles (Uruguay) et à la réglementation applicable.

Lors du traitement des données des Candidats, PIA agit principalement en tant que sous-traitant pour le compte des Clients, sauf pour les aspects opérationnels ou légaux pour lesquels PIA peut agir en tant que responsable du traitement. Pour les données de contact des Clients, PIA agit en tant que responsable du traitement.

Entité Responsable

• Dénomination : NEURALIS SAS
• RUT : 220409950014
• Adresse : Bulevar España 2710 apt. 101

2. Informations que nous collectons 2.1 Données des personnes physiques (Candidats)

Lorsque vous participez à un entretien en tant que candidat, nous collectons notamment :

• Données d'identification et de contact : nom complet, adresse email, numéro de téléphone.
• Données professionnelles et académiques : CV numérique, parcours professionnel, formation et compétences.
• Données biométriques et audiovisuelles : enregistrements vidéo, audio et image de l'entretien.
• Données d'évaluation : transcription des réponses et résultats des tests réalisés sur la plateforme.

Nous ne collectons pas de catégories particulières de données (santé, religion, orientation sexuelle, opinions politiques, etc.).

2.2 Données des personnes morales (Clients/Entreprises)

Pour la relation commerciale, nous collectons :

• Raison sociale
• Numéro d'identification fiscale
• Coordonnées (email, téléphone)

3. Finalités du traitement

Nous traitons les données pour les finalités suivantes :

1. Fourniture du service : permettre aux Clients de gérer les processus de recrutement et aux Candidats de postuler via des entretiens automatisés.
2. Évaluation assistée par l'IA : analyser les réponses, les temps de réaction et les patterns afin de générer des rapports sur l'adéquation au profil et les compétences, sans inférer de caractéristiques sensibles.
3. Amélioration continue et statistiques : utiliser des données agrégées ou anonymisées pour optimiser les modèles, les avatars et les algorithmes.

Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant, nous traitons les données conformément aux instructions du Client.

4. Utilisation de l'Intelligence Artificielle et prise de décision

PIA utilise des modèles linguistiques et la technologie des avatars pour faciliter le processus. L'IA agit comme un outil de soutien ; la décision finale de recrutement appartient toujours au Client. Nous ne prenons pas de décisions automatisées produisant des effets juridiques sans révision humaine.

Nous n'utilisons pas de données personnelles identifiables (PII) pour entraîner des modèles publics de tiers (par ex. ChatGPT).

5. Divulgation des données et prestataires de services

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous pouvons partager des informations avec des prestataires technologiques agissant en tant que sous-traitants/sous-sous-traitants dans le cadre de contrats imposant des mesures de confidentialité et de sécurité.

Les catégories typiques de destinataires comprennent :

• Infrastructure et stockage cloud (par ex. AWS, MongoDB Atlas).
• Prestataires de traitement linguistique, vidéo et avatar.
• Support technique et maintenance (monitoring, logging, sécurité).
• Autorités légales, uniquement lorsque cela est requis par une obligation ou une demande formelle.

Un registre des prestataires et sous-traitants est tenu et disponible sur demande.

6. Transferts internationaux de données

Les données peuvent être stockées et traitées sur des infrastructures situées en dehors de l'Uruguay (par ex. États-Unis). Lorsque des transferts sont effectués vers des pays sans niveau adéquat de protection, nous mettrons en œuvre les garanties requises par la loi (clauses contractuelles ou autres mécanismes autorisés par l'URCDP).

7. Conservation et anonymisation des données

Nous conservons les données uniquement pendant la période nécessaire à la gestion du processus de sélection et au respect des obligations légales ou à la défense de réclamations. En règle générale, les données des Candidats seront conservées jusqu'à 24 mois après la fin de l'entretien ou du processus, sauf disposition légale contraire ou consentement pour une autre durée. Passé ce délai, nous supprimerons en toute sécurité ou anonymiserons de façon irréversible les données.

Les données anonymisées de façon irréversible peuvent être conservées indéfiniment à des fins statistiques ou d'amélioration des modèles.

Si le Client choisit de ne pas enregistrer la vidéo, nous ne conserverons pas de contenu audiovisuel ; seules les transcriptions et les résultats analytiques seront conservés dans les conditions mentionnées ci-dessus.

8. Sécurité de l'information

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles, notamment :

• Chiffrement des données en transit et au repos.
• Stockage sécurisé sur AWS S3.
• Contrôles d'accès stricts aux bases de données.

9. Vos droits et comment les exercer

En tant que personne concernée, vous avez le droit de demander la confirmation du traitement, d'accéder à vos données, de rectifier les inexactitudes, de demander la suppression, de vous opposer au traitement le cas échéant et de demander une révision humaine des évaluations automatisées. Pour exercer ces droits, envoyez-nous une demande comportant :

• Votre nom complet
• Vos coordonnées
• Une copie scannée de votre pièce d'identité
• Une description claire de votre demande

Nous répondrons dans un délai maximum de 5 jours ouvrables, conformément à la Loi n° 18.331. Vous pouvez également déposer une question ou une plainte auprès de l'URCDP le cas échéant.

10. Consentement

A. Consentement du Candidat

En commençant l'entretien et en cochant la case correspondante, vous déclarez avoir lu et compris la présente Politique et donnez votre consentement libre, éclairé et explicite au traitement de vos données, y compris l'enregistrement de l'image et de la voix, la génération de transcriptions et de rapports, et l'utilisation des données conformément aux finalités décrites. Les options de consentement ne seront pas pré-cochées et vous pourrez les accepter ou les refuser de manière granulaire.

B. Consentement et bases légales pour les Clients

Pour les Clients, PIA traitera les données de contact et de facturation sur la base de l'exécution du contrat, du respect des obligations légales et, le cas échéant, de l'intérêt légitime. Le consentement aux communications commerciales sera demandé lorsque la loi l'exige, avec la possibilité de retrait par la personne concernée.

Utilisation des données Google Workspace et Google Calendar

L'utilisation et le transfert vers toute autre application des informations reçues des comptes Google par PIA respecteront la Politique relative aux données utilisateur des services API de Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

PIA accède aux données Google Calendar (disponibilité et événements) dans le seul but de permettre aux utilisateurs de planifier, vérifier la disponibilité et coordonner des entretiens d'embauche et des réunions RH. PIA n'utilise, ne partage ni ne transfère les données obtenues via les API de Google à des fins publicitaires, de vente à des tiers, ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle générale ou de grands modèles de langage (LLM).

11. Contact

Pour toute question relative à cette politique ou à la manière dont nous traitons vos informations, contactez-nous à : martin@meetpia.ai

12. Modifications de la présente Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique afin de refléter les changements de services, de technologies ou d'exigences légales. Lorsque nous apporterons des modifications substantielles affectant les droits des Clients ou des Candidats, nous vous en informerons par un avis bien visible sur la plateforme et/ou par email. Si la loi exige l'obtention d'un nouveau consentement, nous vous le demanderons explicitement avant d'appliquer les modifications.