PIA (People Intelligence Assistant) — Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: dicembre 2025

1. Introduzione

In PIA ("noi", "nostro") gestiamo una piattaforma di intelligenza artificiale per processi di selezione e recruiting. Ci impegniamo per la trasparenza e per la protezione dei dati dei nostri utenti, distinguendo tra Candidati (persone fisiche e interessati) e Clienti (aziende contraenti).

La presente Informativa descrive come raccogliamo, utilizziamo, conserviamo e proteggiamo le informazioni, in conformità con la Legge n. 18.331 sulla Protezione dei Dati Personali (Uruguay) e con le normative applicabili.

Nel trattare i dati dei Candidati, PIA agisce principalmente come responsabile del trattamento per conto dei Clienti, salvo per aspetti operativi o legali in cui PIA può agire come titolare. Per i dati di contatto dei Clienti, PIA agisce come titolare del trattamento.

Soggetto Responsabile

• Denominazione: NEURALIS SAS
• RUT: 220409950014
• Indirizzo: Bulevar España 2710 apt. 101

2. Informazioni che raccogliamo 2.1 Dati delle persone fisiche (Candidati)

Quando partecipa a un colloquio come candidato, raccogliamo, tra gli altri:

• Dati di identificazione e contatto: nome completo, indirizzo email, numero di telefono.
• Dati professionali e formativi: CV digitale, storia lavorativa, formazione e competenze.
• Dati biometrici e audiovisivi: registrazioni video, audio e immagini del colloquio.
• Dati di valutazione: trascrizione delle risposte e risultati dei test svolti sulla piattaforma.

Non raccogliamo categorie particolari di dati (salute, religione, orientamento sessuale, opinioni politiche, ecc.).

2.2 Dati delle persone giuridiche (Clienti/Aziende)

Per il rapporto commerciale raccogliamo:

• Ragione sociale
• Codice di identificazione fiscale
• Informazioni di contatto (email, telefono)

3. Finalità del trattamento

Trattiamo i dati per le seguenti finalità:

1. Erogazione del servizio: consentire ai Clienti di gestire i processi di selezione e ai Candidati di candidarsi tramite colloqui automatizzati.
2. Valutazione assistita dall'IA: analizzare risposte, tempi di reazione e pattern per generare report su affinità di profilo e competenze, senza inferire caratteristiche sensibili.
3. Miglioramento continuo e statistiche: utilizzare dati aggregati o anonimizzati per ottimizzare modelli, avatar e algoritmi.

Quando agiamo come responsabili del trattamento, trattiamo i dati secondo le istruzioni del Cliente.

4. Uso dell'Intelligenza Artificiale e decisioni

PIA utilizza modelli linguistici e tecnologia avatar per facilitare il processo. L'IA agisce come strumento di supporto; la decisione finale di assunzione spetta sempre al Cliente. Non assumiamo decisioni automatizzate con effetti legali senza revisione umana.

Non utilizziamo dati personali identificabili (PII) per addestrare modelli pubblici di terze parti (ad es. ChatGPT).

5. Comunicazione dei dati e fornitori di servizi

Non vendiamo i Suoi dati personali. Possiamo condividere informazioni con fornitori tecnologici che agiscono come responsabili/sub-responsabili in base a contratti che impongono riservatezza e misure di sicurezza.

Le categorie tipiche di destinatari includono:

• Infrastruttura e storage in cloud (ad es. AWS, MongoDB Atlas).
• Fornitori di elaborazione linguistica, video e avatar.
• Supporto tecnico e manutenzione (monitoring, logging, sicurezza).
• Autorità legali, solo quando richiesto da un obbligo o da una richiesta formale.

È mantenuto un registro dei fornitori e sub-responsabili, disponibile su richiesta.

6. Trasferimenti internazionali di dati

I dati possono essere archiviati ed elaborati su infrastrutture situate al di fuori dell'Uruguay (ad es. Stati Uniti). Quando i trasferimenti avvengono verso Paesi privi di un livello adeguato di protezione, adotteremo le garanzie richieste dalla legge (clausole contrattuali o altri meccanismi autorizzati dall'URCDP).

7. Conservazione e anonimizzazione dei dati

Conserviamo i dati solo per il tempo necessario a gestire il processo di selezione e a rispettare obblighi legali o per la difesa di pretese. In via generale, i dati dei Candidati saranno conservati fino a 24 mesi dalla conclusione del colloquio o del processo, salvo diversa prescrizione di legge o consenso per un periodo differente. Trascorso tale termine, elimineremo in modo sicuro o anonimizzeremo in maniera irreversibile i dati.

I dati anonimizzati in modo irreversibile possono essere conservati a tempo indeterminato per finalità statistiche o di miglioramento dei modelli.

Se il Cliente sceglie di non registrare il video, non conserveremo contenuti audiovisivi; verranno conservati solo trascrizioni e risultati analitici alle condizioni sopra indicate.

8. Sicurezza delle informazioni

Adottiamo misure tecniche e organizzative che includono:

• Crittografia dei dati in transito e a riposo.
• Archiviazione sicura su AWS S3.
• Controlli di accesso rigorosi ai database.

9. I Suoi diritti e come esercitarli

In qualità di interessato, ha il diritto di richiedere la conferma del trattamento, accedere ai Suoi dati, rettificare inesattezze, richiedere la cancellazione, opporsi al trattamento ove applicabile e richiedere la revisione umana delle valutazioni automatizzate. Per esercitare tali diritti, ci invii una richiesta che includa:

• Nome completo
• Informazioni di contatto
• Copia scansionata del Suo documento d'identità
• Descrizione chiara della Sua richiesta

Risponderemo entro un termine massimo di 5 giorni lavorativi, in conformità con la Legge n. 18.331. Può inoltre presentare un'istanza o un reclamo all'URCDP, ove applicabile.

10. Consenso

A. Consenso del Candidato

All'avvio del colloquio e selezionando la casella corrispondente, dichiara di aver letto e compreso la presente Informativa e fornisce il Suo consenso libero, informato ed esplicito al trattamento dei Suoi dati, inclusa la registrazione di immagini e voce, la generazione di trascrizioni e report e l'uso dei dati secondo le finalità descritte. Le opzioni di consenso non saranno pre-selezionate e potrà accettarle o rifiutarle in modo granulare.

B. Consenso e basi legali per i Clienti

Per i Clienti, PIA tratterà i dati di contatto e fatturazione sulla base dell'esecuzione del contratto, del rispetto di obblighi legali e, ove opportuno, del legittimo interesse. Il consenso per le comunicazioni commerciali sarà richiesto quando previsto dalla legge, con possibilità di revoca da parte dell'interessato.

Uso dei dati di Google Workspace e Google Calendar

L'uso e il trasferimento a qualsiasi altra applicazione delle informazioni ricevute dagli account Google da parte di PIA aderiranno alle Norme relative ai dati utente dei servizi API di Google, inclusi i requisiti di Uso Limitato (Limited Use).

PIA accede ai dati di Google Calendar (disponibilità ed eventi) al solo scopo di consentire agli utenti di pianificare, verificare la disponibilità e coordinare colloqui di lavoro e riunioni HR. PIA non utilizza, condivide né trasferisce i dati ottenuti tramite le API di Google per pubblicità, vendita a terzi, né per addestrare modelli di intelligenza artificiale generale o di linguaggio su larga scala (LLM).

11. Contatto

Per qualsiasi domanda relativa alla presente informativa o al trattamento delle Sue informazioni, ci contatti a: martin@meetpia.ai

12. Modifiche alla presente Informativa

Possiamo modificare la presente Informativa per riflettere cambiamenti nei servizi, nelle tecnologie o nei requisiti legali. Quando apporteremo modifiche sostanziali che incidono sui diritti di Clienti o Candidati, La informeremo tramite un avviso ben visibile sulla piattaforma e/o via email. Se la legge richiederà l'ottenimento di un nuovo consenso, glielo chiederemo esplicitamente prima di applicare le modifiche.